Datenschutzhinweise für den Hotelbetrieb

1. EINLEITUNG

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns, DO & CO im Haas Haus Restaurantbetriebs GmbH, Stephansplatz 12, 1010 Wien, Tel.: +43 (1) 5353969, ("DO & CO HAAS HAUS", "wir") ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung ("DSGVO") und des anwendbaren Datenschutzgesetzes 2018 ("DSG").

Im Folgenden erfahren Sie, welche Informationen wir verarbeiten, wenn Sie als Interessenten, Kunden oder Kontaktpersonen von Kunden oder Interessenten (zB im Rahmen der Buchungen über Drittanbieter, Reisebüros oder Unternehmer) die Dienstleistungen unseres Hotelbetriebes in Anspruch nehmen oder sich hierfür interessieren.

2. WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Personenbezogene Daten sind Informationen über Betroffene, deren Identität bestimmt oder zumindest bestimmbar ist. Darunter fallen etwa Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Anschrift, Bank- und Kontodaten etc.

3. WELCHES INTERESSE HAT DO & CO HAAS HAUS AN IHREN DATEN UND AUS WELCHEM GRUND UND ZU WELCHEM ZWECK DARF DO & CO HAAS HAUS DIESE VERARBEITEN?

3.1. ALLGEMEINE ANFRAGEN

Wenn Sie sich an uns mit allgemeinen Anfragen zu unseren Hoteldienstleistungen und Zusatzleistungen wenden, verarbeiten wir Name; Anrede; Telefonnummer; E-Mail; Kundenkategorie und den Inhalt Ihres Anliegens/Anfrage zur Bearbeitung dieser. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt dabei auf Basis unserer vorvertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber.

3.2 ZIMMERBUCHUNGEN

Wenn Sie als Privatperson bei DO & CO HAAS HAUS Hotelzimmer buchen, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Anrede; Name; Titel; Anschrift; Telefon- und Faxnummer; Geburtsdatum; Personenstand (sofern für die Buchung relevant); Bankverbindung; Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen; Daten einer allfälligen Gehbehinderung; Kreditkartendaten; allenfalls Daten von Familienangehörigen; Reisepass- oder Personalausweisdaten; Dauer des Aufenthalts; Grund des Aufenthalts; Kfz-Daten (wie etwa das Autokennzeichen); Daten über ihren Gesundheitszustand; Religionsbekenntnis (sofern bekanntgegeben und für die Buchung relevant) und sonstige Angaben wie zB Raucher oder Nichtraucher.

Sofern der Kunde Unternehmer ist und eine Zuordnung zu (s)einer Person möglich ist, verarbeiten wir zusätzlich die Firma; UID-Nummer; Firmenbuchdaten und Kostenstellen.

Sofern Interessenten und Kunden über Kontaktpersonen Hotelzimmer buchen, verarbeiten wir auch folgende Informationen dieser Kontaktpersonen: Name; Anrede; Telefon- und Faxnummer; Korrespondenzsprache; Funktion oder betreutes Aufgabengebiet beim Kunden oder Interessenten; Kreditkartendaten und Firmenbuchdaten (sofern vom Betroffenen angegeben).

Wir verarbeiten diese Daten zum Zwecke der Entgegennahme von Hotelbuchungen und der Übermittlung der Daten von Hotelgästen an die Küche und das Service (etwa bestehende Unverträglichkeiten, sonstige Vorlieben auf Basis Ihrer freiwilligen Zurverfügungstellung) und somit auf Basis unserer vertraglichen Verpflichtungen. Weiters verarbeiten wir Daten auch zur Erstattung von Meldungen an das Magistratische Bezirksamt nach dem Meldegesetz und somit auch auf Basis unserer gesetzlichen Verpflichtungen. Schließlich verarbeiten wir Daten im Zusammenhang mit einer Gehbehinderung bzw einer körperlichen Einschränkung auch auf Basis unserer gesetzlichen Verpflichtung zur Barrierefreiheit.

3.3. BUCHUNG VON ZUSATZLEISTUNGEN UND TOURISTISCHEN AKTIVITÄTEN

Wenn Kunden oder deren Kontaktpersonen Zusatzleistungen wie den Flughafentransfer buchen, verarbeiten wir zusätzlich zu den in Pkt 3.2 genannten Daten auch Reisedaten (Flugnummer, Ankunfts- und Abflugzeiten) zur Bereitstellung eines Transferservices. Bei der Entgegennahme von Reservierungen im DO & CO HAAS HAUS Restaurant verarbeiten wir Name und Datum sowie Uhrzeit zur Entgegennahme von Restaurant-Reservierungen. Weiters verarbeiten wir zusätzlich zu den in Pkt 3.2 auch die über uns gebuchten touristischen Aktivitäten. Die Datenverarbeitungen erfolgen auf Basis unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber dem Kunden.

3.4. VERWALTUNG VON STAMMKUNDENDATEN

DO & CO HAAS HAUS verwaltet Ihre personenbezogenen Daten auf Anfrage gerne auch in der Stammkundendatei und erhebt hierfür Ihre angegebenen Nachfrageinteressen, Präferenzen (aufgrund bisherigen Nachfrageverhaltens oder eigener Angaben des Kunden), Allergien, Unverträglichkeiten, Vorlieben und Präferenzen und das Religionsbekenntnis. Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Verwaltung von Stammkunden, Bereitstellung eines allumfassenden Kundenservice und der automatischen Rücksichtnahme auf Ihr Kundenverhalten, sofern Sie dieser Verarbeitung ausdrücklich eingewilligt haben.

Weiters verarbeiten wir mit Ihrer Einwilligung Name/Firma, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Geburtsdatum, Nachfrageinteressen und Präferenzen, Betreuungs- und Konsumationsdaten, Allergien/Unverträglichkeiten, sonstige im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis getätigten relevanten Angaben sowie Daten im Zusammenhang mit Beschwerden, Ihrem Feedback zur werblichen Kontaktaufnahme und Zusendung von Marketing- und Produktinformationen in Zusammenhang mit den Waren und Dienstleistungen der DO & CO Gruppe, der DO & CO Veranstaltungseinladungen, Gutscheinen, Rabattaktionen, Zufriedenheitsumfragen zu Service und Beratung, Bedarfsanalysen und Zusendung von Grußkarten per E-Mail an Sie.

Ihre personenbezogenen Daten werden zu den dargestellten Zwecken innerhalb des Konzerns an verbundene Unternehmen von DO & CO HAAS HAUS übermittelt (an die DO & CO Aktiengesellschaft, Stephansplatz 12, 1010 Wien, Tel.: +43 (1) 74 000-1001, an die DO & CO Albertina GmbH, Albertinaplatz 1, 1010 Wien, Tel.: +43 (1) 5329669 und an die K.u.K. Hofzuckerbäcker Ch. Demel’s Söhne GmbH, Kohlmarkt 14, 1010 Wien, Tel.: +43 (1) 535 17 17 – 0), damit auch diese Sie individuell betreuen und zu den oben genannten Zwecken per E-Mail kontaktierten können.

Wir verarbeiten daher Ihre Daten auf Basis Ihrer erteilten Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a bzw Art 9 Abs 2 lit a DSGVO).

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit für alle oder einzelne Zwecke mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (zB via E-Mail an datenschutz@doco.com).

3.5. BESCHWERDEN UND FEEDBACK

Sofern Sie Beschwerden oder Feedback an uns adressieren, verarbeiten wir bei Kunden die getätigten Angaben im Zusammenhang mit Beschwerden oder positivem Feedback und gegebenenfalls die vom Kunden angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung von Beschwerden. Daher verarbeiten wir die personenbezogenen Daten auf Basis unserer berechtigten Interessen an der Verbesserung unseres Kundenservices.

4. ÜBERMITTLUNG AN DRITTE

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Ausmaß auch an externe Erfüllungsgehilfen oder Dienstleister:

• geschäftliche Anbieter von touristischen Aktivitäten (zB Sightseeing Touren oder sonstige Aktivitäten) zum Zwecke der Übermittlung von Informationen für die Buchung von touristischen Aktivitäten für Hotelgäste und somit auf Basis unserer vertraglichen Verpflichtungen bzw der erteilten Einwilligung;
• Transferunternehmen (Limousinenservice) zum Zwecke der Übermittlung von Informationen für die Buchung von Transfers für Hotelgäste und somit auf Basis unserer vertraglichen Verpflichtungen bzw der erteilten Einwilligung;
• an folgende unserer Konzerngesellschaften zur Unterstützung in der Dienstleistungserbringung und somit zur Vertragserfüllung (Reservierungen, Bestellungen von Torten und sonstigen Patisserien) bzw auf Basis unserer berechtigten Interessen an einer zentralen Datenverwaltung und Buchhaltung im Konzern:
  
  
  • DO & CO Aktiengesellschaft
    Mahlerstraße 9/1, 1010 Wien
    Tel.: +43 (1) 535 06 44
    
    
  • K.u.K. Hofzuckerbäcker Ch. Demel's Söhne GmbH
    Kohlmarkt 14, 1010 Wien
    Tel.: +43 (1) 535 17 17 – 0
    
    
  • DO & CO Albertina GmbH
    Albertinaplatz 1
    1010 Wien
    Tel.: +43 (1) 532 96 69
    
    
• an sonstige externe Dritte im erforderlichen Ausmaß (zB Wirtschaftsprüfer, Versicherungen im Versicherungsfall, Rechtsvertreter im Anlassfall, etc);
• an Behörden und sonstige öffentliche Stellen im gesetzlich verpflichtenden Ausmaß (zB Magistratisches Bezirksamt etc).

5. SPEICHERDAUER

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange, als sie zur Erfüllung unserer Verpflichtungen Ihnen gegenüber notwendig sind. Aus Gründen der uns treffenden melde-, steuer- und unternehmensrechtlichen Aufbewahrungspflichten speichern wir Ihre im Zusammenhang mit einer Vertragsbeziehung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten jedoch in der Regel sieben Jahre nach Vertragserfüllung.

Ihre im Rahmen von Anfragen, Beschwerden und Feedback übermittelten personenbezogenen Daten speichern wir für die Dauer von sechs Monaten nach Beantwortung der Anfrage, um auf etwaige Folgefragen reagieren zu können bzw das erhaltene Feedback intern auch umzusetzen. Diese Speicherung basiert auf unseren berechtigten Interessen. So hat DO & CO HAAS HAUS ein Interesse, den Kundensupport möglichst nutzerfreundlich auszugestalten und damit den Ruf des Unternehmens zu stärken. In diesem Fall liegen auch keine überwiegenden Interessen Ihrerseits vor.

Sofern Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme als Stammkunde erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis auf Widerruf.

Sofern Sie sich nur für Newsletter und den Erhalt von Werbeinformationen entsprechend angemeldet haben und kein Kunde von uns sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten bis auf Ihren Widerruf und maximal für drei Jahre ab Ihrer letzten Kontaktaufnahme. Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

6. DATENSICHERHEIT

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter oder unberechtigter Löschung, Veränderung oder gegen Verlust, Diebstahl und unberechtigte Einsicht, Weitergabe, Reproduktion, Nutzung, Änderung oder Zugriff. Darüber hinaus sind wir und unsere Mitarbeiter zur Einhaltung des Datengeheimnisses und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ebenso werden unsere Erfüllungsgehilfen und Beauftragten, die zur Erfüllung Ihrer beruflichen Aufgaben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben müssen, Zugriff erhalten und sich denselben Verpflichtungen zur Einhaltung des Datengeheimnisses und zur Verschwiegenheit unterwerfen.

7. IHRE BETROFFENENRECHTE

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Weiters haben Sie ein Recht auf Widerspruch der Datenverarbeitungen, wenn die Verarbeitung Zwecken des Direktmarketings dient. Soweit wir Ihre Daten zu berechtigten Zwecken verarbeiten werden, haben Sie zusätzlich das Recht, jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben.

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien.

Bei Fragen können Sie sich freilich auch an uns wenden:

DO & CO im Haas Haus Restaurantbetriebs GmbH
Stephansplatz 12, 1010 Wien
Tel: +43 1 535 39 69
E-Mail: stephansplatz@doco.com oder datenschutz@doco.com

Damit wir Ihre Anfrage zu Ihren oben genannten Rechten bearbeiten können und um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an unberechtigte Dritte herausgegeben werden, richten Sie bitte die Anfrage unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person sowie mit kurzer Beschreibung über den Umfang der Ausübung Ihrer oben aufgelisteten Betroffenenrechte.